Begin met het doel van een tweedaagse vergadering
Een tweedaagse meeting plannen is iets wat bij veel bedrijven heel goed blijkt te werken. Toch is het wel goed om vooraf te kijken wat het doel is van zo'n meerdaagse vergadering. Wil je vooral vergaderen of is het meer de bedoeling om te brainstormen met z'n allen? Of zijn de dagen juist bedoeld voor teambuilding? Wat het doel ook is, beslis vooraf in ieder geval waarom je niet één maar meerdere dagen nodig hebt voor een vergadering.
Maak op basis daarvan een helder programma met voldoende ruimte tussen de onderdelen. Het klinkt misschien handig om alles vol te gooien met presentaties en vergaderingen, maar in de praktijk werkt dat vaak niet zo goed. Ga liever voor een wat meer inspirerende aanpak en plan verschillende dingen in. Wissel serieuze gespreksonderwerpen af met een wandeling of een leuke workshop. Bij veel bijzondere vergaderlocaties kun je activiteiten bij je verblijf boeken. Daarmee houd je de energie binnen de groep beter op peil.
Ga voor een locatie die goed past bij je vergadering
Niet alleen het doel is van belang: de locatie speelt ook een grote rol. Sterker nog: die is zelfs nog belangrijker dan bij een gewone vergadering. Je bent immers niet alleen op zoek naar een fijne ruimte om te vergaderen, maar ook naar een plek waar iedereen comfortabel kan overnachten en waar er naast de zakelijke kant misschien nog iets leuks en luchtigs te doen is. Op OrigineelVergaderen vind je daarom allerlei te gekke vergaderlocaties waar vergaderen en overnachten gecombineerd kunnen worden.
Tegenwoordig is dat aanbod best wel groot. Denk aan een bijzondere vergaderlocatie in de natuur of misschien in een historisch pand, zoals een oude kerk of een oud klooster waar je terug in de tijd gaat. Let bij het zoeken naar een geschikte locatie niet alleen op de uitstraling, maar ook op de capaciteit. Hoeveel mensen kunnen er overnachten en zijn er voldoende vergaderruimtes? En hoe zit het met de bereikbaarheid? Kunnen mensen ook met het openbaar vervoer naar de plek? Onthoud dit soort vragen als je een geschikte plek wilt vinden.
Belangrijk: maak ruimte voor ontspanning tijdens meerdaagse vergadering
Heb je eenmaal een unieke vergaderlocatie gevonden? Kijk dan naar het programma. Een tweedaagse hoeft niet van het begin tot het eind volgepland te zijn. De meeste mensen vinden het prettig om tussendoor wat tijd voor zichzelf te hebben of om tussendoor wat luchtigs te kunnen doen. Even naar buiten of samen een hapje eten en aan het einde van de middag een drankje drinken. Op die manier leren collega's elkaar net even anders kennen, wat al gauw bij kan dragen aan de onderlinge band én de productiviteit op de werkvloer.
Daarom is het aan te raden om bij het kiezen van een locatie óók naar de mogelijkheden voor activiteiten of workshops te kijken. Wat is er zoal te doen in de buurt? Een groene vergaderlocatie heeft vaak genoeg ruimte om lekker te wandelen in de natuur, terwijl een unieke locatie in de stad weer andere voordelen heeft. Sommige vergaderlocaties bieden zelf allerlei opties aan, zoals een high tea, een workshop golfen of een creatief of sportief programma, en op andere plekken moet je zelf in de locatie op zoek gaan.
Waar je aan moet denken bij een tweedaagse vergadering
Natuurlijk zijn er ook enkele praktische zaken waar je rekening mee moet houden als je voor een tweedaagse vergadering gaat. Denk vooraf bijvoorbeeld goed na over de kamerverdeling en verdeel dit al voordat iedereen aankomt. Kijk daarnaast naar het ontbijt: is dit inbegrepen en zijn er mensen met speciale dieetwensen? Dit geldt natuurlijk voor de lunch en het avondeten. Is er ruimte om na het diner nog ergens samen te zitten en misschien een drankje te doen?
Wat ook handig is om over na te denken, is wat er gebeurt als iemand plotseling weg moet. Uiteraard ga je daar niet van uit, maar dat kan altijd gebeuren. Kan het programma dan gewoon doorgaan zonder diegene? Of moet er dan wat aangepast worden? Bij veel vergaderlocaties kun je in overleg met de eigenaar van de locatie een tweedaagse op maat plannen, zodat de dagen helemaal passen bij je bedrijf en het doel van de tweedaagse. Vraag in ieder geval wat er zoal wel of niet is inbegrepen in zo'n arrangement.
Start de tweede vergaderdag met een frisse start
Een van de grote voordelen van een meerdaagse vergadering? Simpel: je hoeft de volgende ochtend niet opnieuw te reizen. Na het ontbijt kan het programma namelijk gewoon weer doorgaan en kun je dus direct beginnen met een frisse start. Wat een aanrader is voor de tweede dag is om dan onderdelen te plannen waarvoor je de eerste dag nog niet helemaal klaar was. Sluit altijd af met duidelijke afspraken: wie doet wat, wanneer gebeurt dat en wat zijn de volgende stappen? Zo gaat iedereen met een helder plan én een leuke ervaring weer naar huis.
Uiteindelijk draait een goede tweedaagse namelijk om veel meer dan alleen vergaderen. Het moet mensen even uit de standaard werksfeer trekken om zo op een nieuwe en verfrissende manier naar het bedrijf en de werkzaamheden te kijken. De combinatie van een bijzondere locatie, een prettig programma én samen ergens overnachten zorgt ervoor dat die ruimte er is. Zo leer je niet alleen elkaar beter kennen, maar kun je de werkzaamheden ook beter op elkaar afstemmen en met hernieuwde energie weer aan de slag gaan.
Waar moet je zijn voor vergaderen én overnachten?
Nu vraag je je natuurlijk af: wat zijn dé plekken voor een meerdaagse vergadering met het team, zakenpartners of medewerkers? Verspreid over het land vind je meerdere echt originele vergaderlocaties waar je ook kunt overnachten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Vergaderen en overnachten in een kasteel
- Vergaderen en overnachten op een schip
- Vergaderen en overnachten aan het strand
- Vergaderen en overnachten in het bos
- Vergaderen en overnachten op een rolstoelvriendelijke plek
- Vergaderen en overnachten in een vergadervilla
Voor welke unieke vergaderlocatie ga jij?
