Loading...
6 maart 2019#

Vergaderen met internationale gasten

Een vergaderarrangement samenstellen voor jouw internationale gasten dat indruk wekt én ervoor zorgt dat iedereen zich welkom en begrepen voelt. Klinkt als een uitdaging, en dat is het ook. Vergaderen en zakendoen heeft vele aspecten, één daarvan is het culturele element. De gekozen onderdelen kunnen een vergadering of zakelijke bijeenkomst maken of breken. Wij geven tips!

Verschillende vergaderculturen

De vorm van openen, catering, onderwerpen, hiërarchie, mentaliteit, het zijn allemaal voorbeelden die enorm kunnen verschillen per cultuur en land. Waar wij Nederlands vaak snel ter zake komen en recht door zee zijn, appreciëren Amerikanen meer een zachte doch duidelijke aanpak. Weet dus goed van tevoren wie de deelnemers zijn en waar ze vandaan komen. Uiteraard kun je het samenstellen van een vergaderarrangement bij de vergader- of eventlocatie neerleggen. Vraag ook naar de frequentie van internationale gasten en wat de ervaring is met geweest met andere partijen.

Op het gebied van catering is het voor veel culturen heel gewoon om rond het middaguur uitgebreid warm te lunchen, terwijl Nederlands graag een broodje kaas eten en snel weer aan de slag gaan. Eten verbindt en versterkt op een onbewust niveau de relatie. Kijk dus goed welke maaltijden en snacks je aanbiedt tijdens de vergadering. Een ander punt is de opening en inleiding van de meeting. Voor ons is het heel aannemelijk om eerst het programma door te nemen en met veel achtergrondinformatie de vergadering te openen. Britten en Amerikanen willen graag snel op de hoogte zijn van de gewenste acties en het resultaat. Want daarom zit je toch rond de tafel, om beslissingen te nemen? Mocht er een grote internationale groep samenkomen, zorg dat ook altijd voor één of meerdere tolken om eventuele miscommunicatie af te vangen.

Internationale vergaderlocatie

Voor de locatie is het belangrijk om te weten waar de personen vandaan komen om het aanbod daar op af te stemmen. Je kunt gerust vragen naar een persoonlijk en op maat gemaakt programma en arrangement. Denk hierbij aan de catering, manier van aanspreken en bewegwijzeren en de aanvullende activiteiten. Een locatie met overnachtingsmogelijkheid heeft de voorkeur. Wanneer personen eerder aankomen in het land of een latere vlucht hebben, kun je een overnachting aanbieden en faciliteren. Zorg vooraf voor duidelijke communicatie rondom het programma om verwachtingen te managen. Vang zoveel mogelijk  vragen af en wijs één contactpersoon aan.

Bekijk onze vergaderlocaties met overnachting

Ben je hier geweest? Deel dan je ervaring: