Begin met een goede voorbereiding
Jouw tijd is kostbaar. Weet met wie je de vergadering hebt, welke onderwerpen er worden behandeld en of je eventuele vragen hebt hierover. Voorbereiding is het halve werk. Het klink misschien cliché, maar een goede voorbereiding draagt significant bij aan een effectieve vergadering die leidt tot de gewenste resultaten. Onderstaande rollen zijn flexibel, zo kan een deelnemer de volgende keer de rol van voorzitter hebben en ook de notulisten rol wordt regelmatig gerouleerd onder de aanwezigen. Pak je rol en ben van meerwaarde tijdens de vergadering.
De voorzitter
Grofweg zijn er dus drie rollen. Laten we beginnen met de voorzitter, de leider van de vergadering. Hij of zij stelt de agenda op en heeft een duidelijk doel voor de vergadering. De voorbereidingen vooraf en de taken zoals tijdbewaking en het aflopen van de agendapunten tijdens de vergadering neemt deze persoon uiterst serieus. De deelnemers worden geïnspireerd en volgen de bewegingen van de voorzitter. Hij of zij bepaalt het starten en eindigen van een bepaald onderwerp.
De notulist
Een echte underdog is de notulist van de vergadering. Deze persoon leest zich vooraf goed in en houdt bij wie er wel of niet aanwezig is bij de vergadering. Tijdens het behandelen van de agendapunten wordt er zorgvuldig genotuleerd: welke afspraken worden er gemaakt, welke feedback wordt er gedeeld en wat zijn de actiepunten voor eenieder. Bij onduidelijkheid zal de notulist moeten doorvragen om een zo’n concreet beeld van de vergadering te schetsen.
De deelnemer
Het grotendeel van de aanwezigen is deelnemer tijdens de vergadering. Ook zij bereiden zich goed voor op de meeting. Eventuele notities kunnen vooraf al gemaakt worden. Tijdens de vergadering heb je een actieve houding en toon je interesse in de te bespreken onderwerpen. De rondvraag is het moment om eventuele vragen te stellen of opmerkingen te delen. Pak die kans en laat jezelf zien. Een actieve houding draagt bij aan een professionele uitstraling.
Bijzondere vergaderlocaties
Op zoek naar een té gekke vergaderplek? Bekijk dan onze bijzondere vergaderlocaties voor meer inspiratie. Wil je op de hoogte blijven van onze originele vergaderlocaties en het nieuwste aanbod? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief of volg ons dan via Instagram of LinkedIn.
