Dat betekent dat wanneer er wél een vergadering of online meeting op de planning staat er op de juiste manier vergaderd moet worden. Er moet zoveel mogelijk nuttige informatie worden gedeeld binnen een bepaalde tijd. Wereldberoemde CEO’s zoals Elon Musk en Richard Branson hebben in dit artikel gouden tips voor je om nu en in de toekomst beter te vergaderen.
Vergaderingskills verbeteren: dit is waarom je dat zou moeten doen
Het kan nooit kwaad om eens te kijken naar hoe je de manier waarop je vergadert binnen je bedrijf kunt verbeteren. Sterker nog: het wordt alleen maar aangeraden om dit regelmatig te controleren om op die manier de workflow binnen je onderneming optimaal te houden. Niemand heeft immers zin in een vergadering die slecht voorbereid is of in een meeting waarbij iedereen maar door elkaar praat. Nu ook nog eens blijkt uit onderzoek dat vergaderingen in Nederland gemiddeld 60 miljard (!) euro per jaar kosten, is er geen enkele reden meer over die je kunt gebruiken om te blijven vergaderen zoals je dat nu doet.
Vergaderingen en teammeetings zijn en blijven nodig – weliswaar in een nieuw jasje. Als er iets is wat we hebben geleerd door de coronacrisis is het wel hoe gemakkelijk we vandaag de dag eigenlijk kunnen communiceren en vergaderen op afstand. De kans is groot dat een deel van de vergaderingen in de toekomst ‘gewoon’ via een internetverbinding blijft gebeuren. Dat is beter voor het milieu en fijner voor je motivatie. Gemiddeld duurt een online vergadering namelijk minder lang dan een fysieke vergadering. Je kunt dus sneller met een hoofd vol inspiratie en een lichaam vol energie verder met je werk.
Zo moet je vergaderen volgens deze bekende ondernemers
Behoor jij tot de ondernemers die op een nieuwe, betere manier wilt vergaderen? Dan is er een aantal tips die je mee kunt nemen in dit proces. Door de jaren heen hebben diverse ondernemers overal ter wereld hun key to success gedeeld. Deze tips helpen jou om ook die stap te nemen tot beter vergaderen.
Zo werkt Elon Musk (Tesla) het beste in vergaderingen wanneer er duidelijk en helder gecommuniceerd wordt. Hij vindt dat er nooit een tweede vergadering moet zijn voor hetzelfde onderwerp – mits het een écht urgent onderwerp bevat. Dat betekent dus dat een vergadering een samenkomst is om één onderwerp te behandelen en te voltooien. Op die manier versnel je het werkproces.
De wereldberoemde Steve Jobs (Apple) vond dat er bij een goede vergadering alleen mensen aanwezig moeten zijn die nodig zijn. Onnodige deelnemers die niets te melden hebben kunnen daarom beter vertrekken bij een vergadering. Ook moet er voor ieder agendapunt één iemand zijn die verantwoordelijk is voor dat punt. Zo stimuleer je mensen om mee te denken en om daadwerkelijk aan de slag te gaan met een onderwerp.
Jeff Bezos (Amazon) vindt dat je in een goede vergadering nooit bang moet zijn voor conflicten; die horen erbij. Houd je daarbij aan de zogeheten pizza-regel. Dat betekent dat er maximaal acht personen bij een overleg aanwezig mogen zijn om zo de concentratie te bevorderen. Ook belangrijk volgens hem: gebruik geen Powerpoint. Dat kan alleen maar afleiden van de kern van een vergadering.
Een goede vergadering hoeft helemaal niet lang te duren, vindt Richard Branson (Virgin Records). Een meeting over een specifiek onderwerp heeft vaak maar vijf tot tien minuten nodig. Branson vindt ook dat Powerpoint overbodig is. Ga in dat geval liever even aan de wandel of doe een staande vergadering om op die manier actief te blijven.
Sheryl Sandberg (Facebook) vindt dat een goede vergadering niet zonder fysiek papier kan. Schrijf vooraf alle agendapunten af die je tijdens een vergadering na wilt gaan. Het daadwerkelijk opschrijven van die punten zorgt automatisch ervoor dat je er al over na gaat denken.
Er zijn nog veel meer tips die je mee kunt nemen. Zo vindt Larry Page (Google) dat je een besluit nooit uit moet stellen tot een vergadering. Is het toch nodig om een besluit goed te bespreken? Doe dat dan het liefst direct. Zakenman en investeerder Warren Buffet vindt dat je een vergadering nooit langer dan één dag van tevoren moet inplannen. Zo blijft het onderwerp ‘warm’ en kan er direct over gesproken worden. Volgens Marissa Mayer (ex-Yahoo) loopt een vergadering het best wanneer er geen gevoel en emotie bij komt kijken. Alles moet eventueel nagetrokken kunnen worden met data, pas dan is een vergadering effectief.
Het kan ook nog helemaal anders: Jeremy Stoppelman van Yelp vergadert het liefst helemaal niet. Om écht resultaat te behalen, spreekt hij liever individueel met zijn medewerkers. Hij plant sessies van gemiddeld één uur in om zo samen tot nieuwe ideeën en conclusies te komen. Een vruchtbare manier, maar wel eentje die veel tijd kost. Om beter te vergaderen kun je bovenstaande tips zeker eens uitproberen om te kijken wat wel of niet voor jouw bedrijf werkt. Neem de tijd om je erin te verdiepen om zo beter dan ooit te kunnen vergaderen.
Bijzondere vergaderlocaties in Nederland
Op zoek naar een té gekke vergaderplek? Bekijk dan onze bijzondere vergaderlocaties voor meer inspiratie. Wil je op de hoogte blijven van onze originele vergaderlocaties en het nieuwste aanbod? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief of volg ons dan via Instagram of LinkedIn.
