Loading...
9 april 2019#

Vergaderen met een facilitator of host

Een vergaderhost klinkt wellicht als overbodige luxe, maar het tegendeel is waar. Kleine dingen als een pauze die eerder of later plaatsvindt, of extra koffie bestellen kunnen meteen worden opgepakt door de host. Maar ook bijvoorbeeld de ontvangst en evaluaties afnemen kun je overlaten aan de host. Sommige vergaderlocaties bieden zelfs een WhatsApp dienst aan, zodat de host snel ter plekke is en adequaat kan reageren.

Facilitator inhuren

Naast een eventmanager of eventorganisatie is er vaak een extra contactpersoon vanuit de vergaderlocatie aanwezig. Iemand die vanaf het begin op de hoogte is en de aanvraag en wensen door en door kent. Een host of facilitator kan intern betrokken zijn of extern. De werkzaamheden zijn uiteenlopend, aangepast aan de wensen van de opdrachtgever. Een effectieve vergadering kan zelf volledig worden gepresenteerd en begeleid door een host.

Het belangrijkste is om jezelf af te vragen wat de toegevoegde waarde is van een host of facilitator bij een vergadering. Is het omdat je hulp nodig hebt bij de praktische zaken van een meeting? Of wil je liever de volledige agenda laten uitvoeren door een host? Tegenover de extra kosten voor een host staan vele voordelen: doelgericht en resultaatgericht vergaderen, effectieve meeting, meer vrijheid als organisator tijdens de vergadering en de meerwaarde van een nieuwe blik en vers perspectief. De tijd die je steekt in de juiste briefing haal je er meteen uit!

Vergaderhost zoeken

Er zijn een paar mogelijkheden voor het vinden van de juist vergaderhost of –facilitator. Online is het aanbod groot. Zoek goed naar de juiste match door specialismen of expertises aan te vragen of te bekijken. Of zet de vraag uit bij vergaderlocaties zelf. Binnen vergaderarrangementen is een host geen uitzondering. Natuurlijk heb je de optie om een interne host aan te stellen, maar iemand met een frisse blik van buitenaf kan zeker een positieve stimulans geven aan de meeting.