Loading...
30 april 2019#

Met deze uitnodiging komt iedereen vergaderen

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: bepaal het doel van je vergadering. Voor je iedereen uitnodigt voor de zoveelste vergadering, wees concreet en duidelijk in je uitnodiging. Vergaderen kost tijd en ook nu nog worden er veel vergaderingen ingepland op de werkvloer. Start met het samenstellen van de vergaderagenda. Op de vergaderagenda staan de items waarover tijdens de vergadering zal worden gesproken. Ofwel, het doel van de vergadering.

Onderdelen uitnodiging

Weten wat de exacte topics zijn en waar over beslist moet worden, brengt structuur in de vergadering. Je kunt de lijst punt voor punt afwerken en direct acties noteren voor de volgende bijeenkomst. De e-mailuitnodiging die je verstuurd heeft een aantal belangrijke onderdelen: titel, onderwerp, frequentie, duur, agenda, deelnemers en sprekers. Mocht er afgeweken worden van de topiclijst, dan kun je verwijzen naar de vooraf bepaalde gespreksonderwerpen. Ook een tijdsschema kan hierbij van pas komen. Oke, laten we starten met de datum, het tijdstip, de locatie, het onderwerp en de lijst met deelnemerslijst. Bedenk ook of het handig is om deze vergadering als terugkerende vergadering in te plannen. Werk je aan een project, dan is het wellicht handig om elke week samen te komen om de voortgang te bespreken.

Wees origineel

Een vergadering is een vergadering. Daar kunnen we niet veel aan veranderen. Beslissingen maken, acties bepalen, notulen schrijven, er komt van alles aan bod wat de vergadering effectief en efficiënt maakt. Maar er zijn genoeg andere variabelen die een vergadering kunnen ‘aankleden’. Denk bijvoorbeeld aan de locatie, catering, ruimte, moderator, activiteiten en ijsbrekers. Sluit af met een diner of organiseer de vergadering op een unieke locatie buiten kantoor. Je zult merken dat er meer energie en synergie ontstaat. Vergaderingen zullen nog lange tijd blijven bestaan. Zonde om daar geen vernieuwing in aan te brengen. Investeer in externe middelen en creëer een bijzondere setting. Qua locaties kun je denken aan: vergaderen in het bos, aan het strand, in een watertoren, op een boot of in een penthouse. Nederland heeft een groot aanbod in bijzondere vergaderlocaties.