Loading...
23 december 2019#

Een effectieve vergadering plannen? Sta op!

staand vergaderen

We willen je uitdagen om de manier van vergaderen eens onder de loep te nemen. Met name als je wekelijks bij elkaar moet komen. Treffen ze nog altijd hun doel? Kun je iets veranderen aan de vergaderstijl en deze verbeteren? We zoeken het uit en spreken met een ergonomiespecialist over effectief vergaderen.

Laten we uitgaan van een traditionele vergadering, brainstorm of agenda bespreking binnen kantoor. Vaak in dezelfde ruimte, met z’n allen zittend aan tafel. De planning was een half uurtje, maar anderhalf uur later is lang niet alles besproken. Ondertussen wordt er (stiekem) gegaapt, beginnen telefoons te trillen en wordt op stoelen ingezakt. 

Hoe houdt je vergadering deelnemers gemotiveerd?

Uit deze infographic uit de VS blijkt dat 91% van de deelnemers tijdens een vergadering dagdroomt en 73% ander werk doet. Toegegeven: er zijn maar weinig werknemers die zoiets hebben van “Yes! Straks vergaderen”. Maar vergaderingen zijn soms gewoon nodig. Wat wel kan veranderen is de wijze waarop we ze organiseren en hoe we er aan deelnemen. 

Staand vergaderen

Twee uur achtereen zittend vergaderen zorgt logischerwijs bij veel mensen dat ze wegsuffen of worden afgeleid. De oplossing: ga eens staan. Letterlijk. Plan de volgende wekelijkse vergadering (deels) zonder stoelen. Dat onderstreept ook Melissa Brüll, ergotherapeut bij Ergonomiespecialist.

“De kracht zit hem in de afwisseling: de hele dag zitten is niet goed, maar de hele dag staan ook niet. Het probleem is dat je tijdens het vergaderen al snel uren zit. Al dat zitten zorgt ervoor dat je sneller vermoeid raakt, de concentratie verminderd”, aldus Brüll. 

Hoe lang moet je staan en zitten tijdens vergaderen?

Hoe lang je dan ongeveer moet staan? Brüll adviseert om ieder half uur minstens 2 minuten niet te zitten. Die 2 minuten kunnen ook een half uur of een uur worden. Langer dan een uur aan één stuk staan raadt ze af. Mocht iemand al snel last hebben van de benen of voeten, dan kan dit worden opgelost door gebruik te maken van een balansbord of standmat. 

Een gouden tip voor een effectieve vergadering? Veel mensen kiezen ervoor om te wandelen tijdens het vergaderen. Dat kan. Echter is het ook prettig als iedereen de mogelijkheid heeft aantekeningen te maken en dat er gebruik kan worden gemaakt van een flipover of beeldscherm. Brüll: “De inzet van een zit-sta vergadertafel is hierbij een fantastisch middel”.

Kortom: door zitten en staan af te wisselen tijdens een vergadering blijft iedereen actief, fit en betrokken. Zo wordt vergaderen niet alleen leuker, maar ook effectiever en efficiënter.