Een goede gastvrijheid
Hoe klein een vergadering ook is, een goede gastvrijheid is belangrijk. Ook als het voor je eigen medewerkers is. Dit komt ten goede aan de vergadering zelf.
Zorg daarom voor een duidelijke routebeschrijving als de locatie bijzonder gelegen is. Je ziet vaak dat mensen direct naar de vergaderzaal gaan en wachten tot iedereen binnen is. Maar je kunt ook zorgen voor een warm ontvangst. Begin luchtig in een fijne ontvangstruimte, met een goede bak koffie en eventueel een kleine snack, zodat ze vol energie van start kunnen.
Genoeg eten en drinken
Over de snack gesproken: een vergadering kost energie. En mensen zijn het meest gefocust als ze geen honger of dorst hebben. Als jouw vergadering 1 dag(deel) duurt, dan zit je al precies tussen twee eetmomenten in. Voorkom dat mensen precies tijdens lunchtijd onderweg zijn van of naar je vergadering. Dus besteed extra aandacht aan de hapjes en drankjes en denk goed na over de tijd dat de vergadering start en eindigt. Als je er niet omheen kunt om mensen op ‘onhandige’ tijden te ontvangen of naar huis te sturen, regel dan wat snacks. Zo zijn er locaties waar je deelnemers een goodiebag kan meegeven met een appel, reep en flesje water voor onderweg naar huis.
Verdeel lange vergaderingen over twee ruimtes
Organiseer je een pittige vergadering, die de hele dag duurt? De hele dag in één ruimte zitten is niet echt bevordelijk voor de energie en creativiteit. Kun je de dag niet opsplitsen in twee delen? Ga bijvoorbeeld na de lunch verder in een andere ruimte. En als het heel onpraktisch is om te verplaatsen, start dan met een leuke opwarming en/of zorg tussendoor dat mensen even los komen door een oefening of geef ze de kans een wandelingetje in de omgeving te maken. Als de deelnemers elkaar nog niet kennen, is dat een mooie aanleiding om te beginnen met een leuk kennismakingsspel.
Door net wat meer aandacht te geven aan je bezoekers, kun je al een veel betere ervaring creëren. Zelfs voor iets simpels als een vergadering kan dit erg bevorderlijk zijn voor de enthousiasme en actieve deelname.
Een unieke vergaderplek
Op zoek naar een té gekke vergaderplek? Bekijk dan onze bijzondere vergaderlocaties voor meer inspiratie. Wil je op de hoogte blijven van onze originele vergaderlocaties en het nieuwste aanbod? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief of volg ons dan via Instagram of LinkedIn.
