Loading...
5 maart 2019#

Vergaderen in het buitenland

Grenzeloos vergaderen, ofwel vergaderen in het buitenland. Multinationals, internationale kantoren, kleine ondernemers, iedereen heeft wel eens de mogelijkheid of behoefte om buiten Nederland te vergaderen. Kennis maken met een nieuwe leverancier, klant of partner, de jaardocumenten bespreken, opening van een nieuw kantoor, er zijn vele redenen waarom je afreist naar het buitenland. Dan kan het zijn dat je op zoek moet naar een passende vergaderlocatie.

Mogelijkheden per locatie

Natuurlijk bestaan er organisaties en instanties die je graag helpen bij het boeken van een vergaderlocatie of –arrangement. Echter heeft research doen, zowel off- als online, al veel invloed op de keuze voor een passende vergaderlocatie. Ga met het lokale team in gesprek of doe vooronderzoek op internet. Houd rekening met het doel van de vergadering en stem daar de ruimte, locatie en ambiance op af. Welke mogelijkheden zijn er op het gebied van catering, bewegwijzering, vervoer, activiteiten en arrangementen? Verschillende culturen brengen ook een andere aanpak en denkwijze met zich mee. Wanneer de mogelijkheid er is, bezoek dan ook vooraf de locatie voor een goede indruk en persoonlijk contact met de contactpersoon van de evenementenlocatie.

Aangepaste vergadercultuur

Vergaderen in Manhattan verschilt wellicht met het afhuren van een ruimte in Antwerpen of Londen. Zorg in ieder geval voor het tijdig boeken van de locatie. Naast de gewenste datum is het aantal personen een belangrijke randvoorwaarde. Het programma is een derde onderwerp die veel invloed heeft op de locatie. Aan de hand van deze informatie kan de locatie aan de slag met een concreet en persoonlijk voorstel. Stem goed af wat het budget voor de vergadering of het evenement is. Reken altijd terug naar een prijs per persoon. Zodoende kun je dit ook eenvoudig verantwoorden en opnemen in het algehele budget. Zie je een match met deze voorwaarden en de sfeer en locatie van de ruimte, dan kun je verder met het plannen en programmeren van de meeting.