Loading...
22 juni 2020#

Vergaderen in een anderhalve meter economie: welke maatregelen nemen vergaderlocaties?

Vergaderen op afstand

Inmiddels wennen we langzaam maar zeker aan de anderhalve meter economie. Restaurants zijn weer geopend, op de terrassen kan er een drankje worden gedronken en we kunnen weer voorzichtig aan het werk in groepen, al dan niet op afstand.

Waar we eind maart, april en mei er niet aan moesten denken om met meerdere mensen binnen te vergaderen, staat de zomer in het teken van reorganiseren. Hoe kunnen we vergaderen in een anderhalve meter samenleving en welke maatregelen nemen vergaderlocaties? Hieronder lees je de belangrijkste regels.

Vergaderen in de zomer van 2020

Ben je de videogesprekken beu of wil je juist weer de eerste stappen zetten naar het ‘oude werken’? In dat geval is er (weer) een groot aantal vergaderlocaties geopend waar je terecht kunt met een groep om te vergaderen. Per locatie verschilt het aantal mensen dat er aanwezig mag zijn. Dit ligt aan de grootte van het gebouw: hoe groter een vergaderlocatie is des te beter men afstand kan houden van elkaar.

Gemaal van Muiden

Reserveren is het nieuwe normaal

Neem bijvoorbeeld de vergaderlocatie De Polderij, een bijzondere vergaderlocatie middenin het groen. Deze plek beschikt over zes unieke vergaderruimtes waar je met maximaal 30 personen terecht kunt. Bij De Polderij moet je net als bij alle andere vergaderlocaties in Nederland reserveren. Dit is overigens niets nieuws bij vergaderplekken: zowel de locatie als bedrijven die willen vergaderen willen immers altijd al weten of er plek is en waar ze aan toe zijn. 

Het verschil met eerdere tijden bij het maken van een reservering is echter dat je een duidelijke begin- en eindtijd aan moet geven. Met het werken in tijdvakken voorkomt de locatie ongewenste drukte. Op deze manier kom je geen andere groepen tegen; je ziet alleen je eigen groep en de mensen van de locatie – op afstand.

Vergaderen bij De Polderij

Hygiëneregels bij vergaderen op anderhalve meter afstand

Daarnaast is het goed om op de hoogte te zijn van de maatregelen die worden getroffen omtrent hygiëne. Zo werken er alleen mensen op vergaderplekken die kerngezond zijn – bij de minste klachten wordt er voor een gezonde vervanging gezorgd. Bij alle vergaderlocaties zijn de ruimtes en zalen daarnaast zo ingericht dat de gasten voldoende ruimte hebben om anderhalve meter afstand te houden. Ook mogen er nooit meer mensen in een zaal zijn dan maximaal toegestaan is. Dit zie je bijvoorbeeld goed terug in het COVID-19 reglement van vergaderlocatie Kontakt der Kontinenten. Net als bij andere vergaderlocaties in Nederland vind je hier genoeg ruimte en wordt er veel aandacht besteed aan hygiëne. 

De zalen worden overal regelmatig schoongemaakt en vrijwel alle locaties beschikken over een zogeheten hygiënestation. Dat is een plek met desinfectiemiddel, reinigingsdoekjes, tissues en eventueel andere schoonmaakproducten. Ook vind je op tafel vaak extra tissues en desinfectiemiddel. Contactpunten worden vaker schoongemaakt voor optimale hygiëne. Denk hierbij aan het reinigen van liftknopjes, deurklinken en trapleuningen. Tot slot werken medewerkers van locaties voor vergaderingen vaak met mondkapjes en handschoenen, met name koks, schoonmakers en receptionistes. Alles om de veiligheid te garanderen.

Kontakt der Kontinenten

Eten en drinken tijdens je vergadering op afstand

Tijdens een dag brainstormen en overleggen is het wel zo prettig om lekker te kunnen genieten van koffie en een welverdiende lunch. De mogelijkheden voor eten en drinken zijn op de vergaderlocaties aangepast in verband met hygiëne. Gelukkig is er volop de optie om alsnog smakelijk te lunchen. Een lunch- of dinerbuffet kan helaas nog echt niet. De keuken is echter wel vaak geopend voor losse bestellingen, meestal voor een vast menu met luxe broodjes, salades en soepen. Deze etenswaren zijn regelmatig verpakt om zeker te zijn van hygiëne.

Hapjes en drankjes worden hierbij meestal genuttigd in de zaal zelf om op die manier verplaatsing van mensen te voorkomen. Bij sommige locaties moet je je bestellingen vooraf doorgeven en bij anderen kan het ter plekke. Een medewerker brengt het eten en drinken op een tray in de zaal waarna je uitgebreid de tijd hebt voor een lekkere lunch. Natuurlijk altijd volgens de meest actuele hygiëneregels. Bij vergaderlocatie Het Gemaal van Muiden draagt de gastvrouw bijvoorbeeld handschoentjes en een mondkapje wanneer zij bezig is met eten en drinken. Deze maatregelen worden bij andere locaties ook getroffen – je kunt voor de zekerheid het COVID-19 reglement van de desbetreffende locatie doornemen voor gedetailleerde informatie.

Gemaal van Muiden

Wat moet jij doen als je komt vergaderen?

Uiteraard ligt het stukje bewustzijn niet alleen bij de vergaderlocaties. Ook de mensen die er een reservering maken om te vergaderen, worden gevraagd om met volle aandacht en verstand om te gaan met de nieuwe regels. Om het virus uiteindelijk de kop in te drukken is het belangrijk om hier samen alles aan te doen. Hoe sneller het virus weg is, des te sneller je weer volledig gebruik kunt maken van de faciliteiten en mogelijkheden bij een bijzondere vergaderlocatie.

Kom daarom alleen vergaderen wanneer je zelf niet ziek bent. Ook een kuchje of verkoudheid is voldoende om je komst in twijfel te trekken. Denk dus aan jezelf en aan een ander en kom alleen in volle gezondheid werken. Aan de rest wordt gedacht: de vergaderlocatie zorgt ervoor dat je met genoeg inspiratie en nóg slimmer weer naar huis vertrekt.