Goed voorbereid aan de slag
Om daadwerkelijk een effectieve vergadering te organiseren, die niet teveel (reis)tijd en moeite kost, moeten eerst een aantal vragen beantwoordt worden: wat is het doel van de vergadering? Wat is het onderwerp van deze bijeenkomst? Wie zijn aanwezig bij de vergadering en zijn dit altijd dezelfde personen? Kan het onderwerp op een andere wijze worden besproken? En natuurlijk de belangrijke vraag van allemaal: is deze meeting tijdsbesparend? Een vergadering begint niet op het moment van het samenkomen in een bepaalde ruimte of op een bepaalde locatie. Het begint namelijk al bij het selecteren van een geschikte datum, het sturen van de agenda, het accorderen en accepteren van de uitnodiging en voorbereidend werk door de deelnemers aan de vergadering. Slim vergaderen doe je door goed voorbereid de meetingroom binnen te stappen. Weten waar het over gaat en welke beslissen gemaakt moeten worden, en door wie. Een secretaresse, notulist, projectleider en eventueel een aanspreekpunt binnen de locatie, zijn allemaal interessante spelers bij het organiseren van een vergadering. Een effectieve meeting wordt samen gecreëerd.
Kies een passende app
Technische ontwikkelingen en innovaties als apps en andere systemen, ondersteunen in het stukje timemanagement bij vergaderingen. Een app waarmee je voorafgaand aan de vergaderingen belangrijke documenten deelt, de vergadering opneemt, notulen en acties opschrijft en deelt; tegenwoordig is er veel mogelijk om een meeting te versnellen, zonder dat het ten koste gaat van het onderwerp en het resultaat. Apps kunnen makkelijk gedownload worden op smartphones. Het geeft de gebruiker inzicht, rust en ruimte. Voorafgaand, tijdens en na de vergadering zijn alle acties duidelijk. Met een druk op de knop zijn gegevens real-time beschikbaar voor de deelnemers.
