Loading...
18 oktober 2019#

Een te gekke kerstborrel organiseren zonder stress

Kerstborrel Organiseren

De jaarlijkse kerstborrel komt er weer aan. Sneller dan je denkt. Heb je al nagedacht over een feestelijke locatie? En is er al een planning, een budget en de uitnodigen? Of slaat de stress je toe? Geen paniek! Met deze tips en tricks regel jij een onvergetelijke kerstborrel op een te gekke locatie. Een waar men nog jaren met veel plezier over praat. 

Wat heb je nodig voor een geslaagde kerstborrel? 

Het meest voor de hand liggend en tegelijk soms lastige is het vinden en reserveren van een geschikte locatie. Houd voor de keuze van een plek rekening met het budget, het aantal genodigden, welke faciliteiten je nodig hebt en de bereikbaarheid. Mag het een eenvoudige kerstborrel worden met wat drankjes en hapjes? Of wordt het een groot feest met sprekers, diner, live-muziek en andere activiteiten?

Voor een kleinschalige kerstborrel zonder ‘toeters en bellen’ ben je misschien snel geneigd om voor het lokale cafe of restaurant te gaan. Het nadeel hiervan is dat je de ruimte dan niet voor jezelf hebt. Er zijn immers ook andere gasten aanwezig. Wil je meer privacy? Kies dan liever een originele locatie die zalen of ruimtes faciliteren exclusief voor jullie kerstfeest.  

Kerstborrel Organiseren

Soorten borrel- of kerstfeest locaties die geschikt zijn 

Of je nu voor een intieme of grote, chique of eenvoudige kerstborrel gaat. Er zijn tal van locaties die bij jouw wensen aansluiten. Wat dacht je van een kerstfeest op het strand van Zandvoort! Bij strandtent Beachclub No5 organiseer je een borrel in lichte ronde zalen en is alle horeca en muziek al in huis. Voor een borrel in de stad is HoogtIJ in Amsterdam Noord een voorbeeld met een spectaculair uitzicht over de stad.

Voor een chique gelegenheid zou je een kasteel of landhuis kunnen overwegen. Wat dacht je van Kasteel Woerden met een mooie binnenplaats, kasteelterras en een sfeervol grand café. Voor een groots kerstfeest in professionele feestzalen met activiteiten kun je terecht in grotere evenementenlocaties. Een voorbeeld is de Holland Evenementen Groep in Zoelen met vier ruimtes en plek tot wel 600 man. 

Maak een realistische kerstborrel planning 

Houd het overzichtelijk door een planning of to-do lijst te maken. Wat zijn de taken en de deadlines? Zijn er zaken die je kunt verdelen met andere collega’s? De een zoekt een locatie, de andere zorgt voor de uitnodigingen, etc. Zorg ervoor dat iedereen zich aan de deadlines houdt. Tip: plan hier (digitale) reminders voor in. Vink gedane zaken af en probeer de belangrijkste zaken als eerste te regelen.

De kosten van het kerstfeest en het budget 

Onderzoek wat het budget is en maak een realistische berekening. Wat is haalbaar en kan alle kosten dekken? Neem hierbij zowel de grote als kleine kostenposten in mee, zoals de catering, eventuele cadeaus, decoraties en natuurlijk de locatie. Probeer ook altijd binnen het budget voor de kerstborrel speling te houden. Zo kun je ook onverwachte kostenposten betalen.

Genodigden en kerstborrel uitnodigingen 

Je wilt natuurlijk het liefste dat alle genodigden ook op de kerstborrel aanwezig zijn. De meeste kans maak je hierop als je tijdig de uitnodigingen de deur uit doet. Pak hiervoor zo’n 4 tot 6 weken voor de borrel. Afhankelijk van het budget en het type kerstfeest is het goed om vast te stellen of de genodigden ook hun partner of een andere plus één mogen meenemen. Zorg ervoor dat dit duidelijk is in de uitnodiging. 

Een ander belangrijk punt: hoe moet de uitnodiging eruit zien? Ga je voor een eenvoudige e-mail of pak je het speciaal aan? Dit laatste kan bijvoorbeeld door een gedrukte uitnodiging per post te sturen of in persoon uit te delen. Dit laatste zorgt er in ieder geval voor dat de genodigde zich speciaal voelt en in sommige gevallen meer zal uitkijken naar de kerstborrel. Communiceer duidelijk wat men kan verwachten en wat de begin en eindtijd zal zijn. 

Eten en drinken tijdens het kerstfeest 

De meeste locaties hebben catering, een bar of restaurant in huis. Afhankelijk van de wensen en het budget kun je hier voor kiezen. Voor een groot feest is het leuk om wat extra’s te regelen. Wat dacht je van een foodtruck met speciale hapjes of een cocktailbar met welkomstdrankjes. Check ook van tevoren of er gasten zijn die een speciaal dieet hebben, vegetarische zijn of een allergie hebben. 

Veel locaties bieden speciale cateringarrangementen aan. Zeker ook tijdens de feestdagen. Vraag naar de mogelijkheden zodat jouw kerstborrel dit jaar aan niets ontbreekt. 

Andere zaken waar je over na kan denken voor de kerstborrel

  • Muziek (wil je een dj, livemuziek of regelt de locatie iets)
  • Entertainment (een act of presentator)
  • Kerstcadeaus (geef gasten een cadeau of kerstpakket)
  • Fotograaf (laat de borrel vastleggen)
  • Bijzonder overnachten (wil je blijven slapen op locatie)
  • Speeches, terugblik of dankwoord (wie en wat)
  • Dresscode (casual, feestelijk of chique)