Loading...
12 november 2018#

De telefoon wél aan tijdens vergaderingen

Vergaderingen vragen om focus, proactiviteit en snel schakelen. Iedereen wil de meeting verlaten met frisse energie, ideeën en concrete actiepunten. De inzet van mobiele telefoons linieert daar niet helemaal mee. Toch is het (beperkte) gebruik van een mobiele telefoon op sommige momenten wel wenselijk. Diverse apps en tools kunnen voor, tijdens en na de vergadering ingezet worden.

Handige apps en tools

Je telefoon gebruiken tijdens een vergadering of zakelijke bijeenkomst wordt anno 2018 steeds meer getolereerd. Een mobiele telefoon kan een middel zijn voor notulen, actiepunten, polls en stemmen, voice recording en vele anderen tools. Zie het als een verlengstuk van een effectieve vergadering. Dit keer mag het mobieltje zichtbaar boven de tafel dan afgeschermd onder de tafel. Tip: zet je telefoon op stil of demp inkomende berichtjes op WhatsApp. Zo raak je ook niet snel afgeleid. Het maakt een vergadering ook dynamischer: er wordt meer vrijheid gegeven en je bent volledig in controle. Inbellen met een mobiel was wellicht wel de voorloper van alle apps en tools die nu beschikbaar zijn. Deze uitvinding wordt nog dagelijks ingezet. Video calling idem. Zo kun je vanuit de auto, flexplek, keukentafel of buitenlandbestemming meedoen met de vergadering.

In een eerdere blog schreven we over Apps voor een effectieve vergadering. In een top 3 beschreven we de iBabs app voor papierloos vergaderen, over app Jam die alle vergaderingen productiever en actiever maakt en misschien wel een van de bekendste apps als het om to-do lijsten gaat: Wunderlist. Handige tools die een vergadering naar een hoge niveau tilt. Technologie is er niet voor niets om ons te ondersteunen in complexe situaties. Eerder, beter en sneller resultaat! Vooruit, we delen hieronder weer 3 tips:

Communicatie app Slack

Slack is een slimme messaging-app waarin je niet alleen één-op-één kunt chatten met collega’s, maar ook snel binnen projectgroepen, afdelingen of kantoren kunt communiceren. De app werkt met zogenaamde channels. Je kunt in de app makkelijk bestanden via drag & drop en links met elkaar delen. Handig, snel en effectief.

Notitie-app Notability

Notability is een uitgebreide notitie-app en een alternatief voor het bekende Wunderlist. Met deze app kun je notities maken, pdf’s bewerken, op foto’s schetsen, vergaderingen opnemen, audiofeedback geven en nog veel meer. De notities kun je synchroniseren met iCloud, Dropbox en Google Drive. Ook kun je de documenten printen, e-mailen en delen op social media.

Vergaderkosten monitoren

Wat kost nu precies een vergadering? Uitgaven rondom lunch, snacks, koffie, zaalhuur en vervoer zijn zo berekend. Maar de kosten voor het samenbrengen van FTE’s weer niet. Met de vergaderkostenapp kun je op een eenvoudige manier inzicht krijgen in wat jouw vergadering echt kost. Je voert een aantal variabelen in, zoals het aantal deelnemers, het brutosalaris van de deelnemers en de vergaderfactor. Hiermee bereken je de investering per persoon.

Ben je hier geweest? Deel dan je ervaring: