Loading...
20 november 2018#

Checklist voor het boeken van vergaderlocaties

Het aanbod van vergaderlocaties in Nederland is groot. Het zoeken naar de juiste locatie voor je volgende meeting of zakelijke bijeenkomst is niet zomaar gedaan. Na de zoektocht start het selectieproces en de moeilijke keuze voor de meest passende omgeving en locatie. Jij bepaalt waar een locatie aan moet voldoen. Wil je bijvoorbeeld een goede bereikbaarheid, gratis parkeren, een lunch mogelijkheid, teambuilding activiteiten of een groene omgeving?

Vergaderen op jouw voorwaarden

Voor een exclusieve vergadering of bijeenkomst op locatie kun je door het hele land vergaderruimtes vinden. Maar wanneer kies je nu voor een hotel, boot, kasteel, watertoren, sportcentrum of boerderij? Wil je liever midden in de stad vergaderen of in een buitengebied? Bij het kiezen van de juiste locatie is het belangrijk om het type gast en de bedrijfscultuur en -uitstraling in het achterhoofd te houden. Naast sfeer en uitstraling zijn capaciteit en zaalopstelling twee belangrijke pijlers. Ligging en bereikbaarheid hebben vast ook een bepaalde voorkeur wanneer je voor (internationale) gasten een meeting wil inplannen. Dicht bij het vliegveld, in een bekende grote stad of juist afgeschermd van alle drukte en omringt door de natuur? De opties zijn eindeloos. Met een aantal filters, die je zelf bepaalt, maak je al een hele gezonde selectie om mee verder te werken.

Zo selecteer je de juiste vergaderlocatie

Hierboven hebben we al enkele hoofdzaken beschreven die je om weg kunnen helpen naar de perfecte vergaderlocatie. Check altijd vooraf wat inclusief en exclusief is in de aangeboden prijs en/of arrangement. Hier volgt een lijstje met 10 tips voor het boeken van een vergaderruimte. Zaken waar je wellicht niet zo snel aan denkt, maar die wel bijdragen aan een effectieve vergadering:

  1. Overnachtingsmogelijkheid
  2. Inhouse catering en dieetwensen
  3. Moderne apparatuur
  4. Activiteiten (via lokale partner)
  5. Host/hostessen
  6. Bewegwijzering en route
  7. Break-out ruimtes
  8. Moderator/dagvoorzitter
  9. Fotograaf/videograaf
  10. Afsluitbare ruimtes