Een vergadering maakt vaak onderdeel uit van een project of campagne. Na elke meeting wordt de informatie netjes genoteerd, zodat de acties en vervolgstappen duidelijk zijn. Ook bij een evenement komt er veel informatie op je af. In tekst kun je veel afvangen, zoals in notulen en verslagen. Tegenwoordig zijn er meer manieren om een evenement of vergadering vast te leggen.

Sprekend beeld

De vergaderreeksen in je agenda zijn opeenvolgende meetings met een duidelijk doel, zoals het opzetten van een nieuw evenement, het implementeren van een nieuwe strategie of een product ontwerpen en toevoegen aan het portfolio. Team meetings, management meetings, scrum sessies, overal worden wel vergaderingen ingezet. Een enorme berg aan informatie met korte tussenpozen.

Geschreven verslagen waren jarenlang de norm en soms wel enige manier die gehanteerd werd binnen de kantoormuren. Echter, kun je deze informatie nu ook verwerken in een visueel verslag. Beeld en tekst complementeert elkaar en vaak is één beeld voldoende als samenvatting van het evenement of vergadering. Dat geldt niet alleen voor de sessies op kantoor, maar ook op een beurs, congres, brainstorm of seminar. Je kunt meteen de juiste interpretatie toetsen bij klanten, medewerkers en bezoekers.

In de praktijk

Het bedrijf Creatief Wandverslag laat de impact van jouw bijeenkomst doorwerken. De kunstenaars van het Wandverslag produceren een manshoog kunstwerk, zij leggen het evenement vast in woord en beeld. Losse panelen vormen samen een blijvende herinnering aan jouw bijeenkomst. De wand is opgebouwd uit losse panelen, die kunt je na afloop dus eenvoudig vervoeren.

Flatland  is een Rotterdams ontwerpbureau. Zij helpen jou om complexe zaken eenvoudig een begrijpbaar te maken. Door beelden en verhalen te gebruiken maken ze ideeën en concepten toegankelijk voor je publiek. Dit kan een animatie, infographic, storyboard of presentatie zijn. Als het maar visueel is en helpt om je punt te maken.

En Rood Gras kan onder andere visueel notuleren. Het is een unieke vorm van verslaglegging waarbij de kunstenaar de informatie ter plekke omzet in heldere beelden. Het helpt om de informatie concreet te maken en kan een bijeenkomst ook verder helpen doordat iedereen letterlijk hetzelfde beeld voor ogen heeft.

Kies de stijl die bij jou past en denk ook alvast na wat je na het evenement of de vergadering met het beeld wilt doen. Meesturen in een nieuwsbrief, plaatsen op een website, groot uitprinten en ophangen op kantoor? Het getekende verslag blijft altijd interessant om op terug te kijken en als basis te nemen voor de vervolgstappen.

Met alleen een goede locatie en lekker eten kom je een heel eind, maar wil je echt je vergadering naar een hoger niveau tillen? Vergeet dan deze 3 punten niet.

Een goede gastvrijheid

Hoe klein een vergadering ook is, een goede gastvrijheid is belangrijk. Ook als het voor je eigen medewerkers is. Dit komt ten goede aan de vergadering zelf.
Zorg daarom voor een duidelijke routebeschrijving als de locatie bijzonder gelegen is. Je ziet vaak dat mensen direct naar de vergaderzaal gaan en wachten tot iedereen binnen is. Maar je kunt ook zorgen voor een warm ontvangst. Begin luchtig in een fijne ontvangstruimte, met een goede bak koffie en eventueel een kleine snack, zodat ze vol energie van start kunnen.

Genoeg eten en drinken

Over de snack gesproken: een vergadering kost energie. En mensen zijn het meest gefocust als ze geen honger of dorst hebben. Als jouw vergadering 1 dag(deel) duurt, dan zit je al precies tussen twee eetmomenten in. Voorkom dat mensen precies tijdens lunchtijd onderweg zijn van of naar je vergadering. Dus besteed extra aandacht aan de hapjes en drankjes en denk goed na over de tijd dat de vergadering start en eindigt. Als je er niet omheen kunt om mensen op ‘onhandige’ tijden te ontvangen of naar huis te sturen, regel dan wat snacks. Zo zijn er locaties waar je deelnemers een goodiebag kan meegeven met een appel, reep en flesje water voor onderweg naar huis.

Verdeel lange vergaderingen over twee ruimtes

Organiseer je een pittige vergadering, die de hele dag duurt? De hele dag in één ruimte zitten is niet echt bevordelijk voor de energie en creativiteit. Kun je de dag niet opsplitsen in twee delen? Ga bijvoorbeeld na de lunch verder in een andere ruimte. En als het heel onpraktisch is om te verplaatsen, start dan met een leuke opwarming en/of zorg tussendoor dat mensen even los komen door een oefening of geef ze de kans een wandelingetje in de omgeving te maken. Als de deelnemers elkaar nog niet kennen, is dat een mooie aanleiding om te beginnen met een leuk kennismakingsspel.

Door net wat meer aandacht te geven aan je bezoekers, kun je al een veel betere ervaring creëren. Zelfs voor iets simpels als een vergadering kan dit erg bevorderlijk zijn voor de enthousiasme en actieve deelname.

Deze gastblog is geschreven door EventGoodies. Daar vind je meer tips over het verhogen van de gastvrijheid en leuke producten die je op je evenement kan inzetten.

Een boerenlandschap met Holstein-Friesian koeien, de bekende zwartbonte variant, is typisch Nederlands. Groene weides tegen een blauwe lucht met schapenwolkjes en hier en daar opgerolde strobalen. Een idyllisch tafereel welke pure rust uitstraalt. Zet daar de sfeer van een druk kantoorgebouw met schreeuwende deadlines en aaneengesloten overleggen tegenover. Om daaraan te ontsnappen is de Boer’n Business Inboeringscursus in Groningen de ideale teambuilding activiteit.

Voeten in de klei

Een inboeringscursus bij een ambachtelijke melkveehouder kan niet anders dan indruk maken op een groep hardwerkende kantoormensen. Deze activiteit is leerzaam, sportief en verfrissend. Net even anders dan anders. Vergeet speurtochten door bekende steden, aftreksels van televisieprogramma’s en ruimtes waaruit je binnen een bepaalde tijd moet ontsnappen. Terug naar de basis, handen uit de mouwen en met de voeten in de klei. Vies worden is een garantie. Je helpt actief mee met de eigenwijze koeien van het land halen, allerlei andere stalwerkzaamheden, melken in de melkput met de uiers van de koeien op ooghoogte én natuurlijk een stoer rondje tractor rijden over het terrein. Ervaar samen hoe het is om een boer of boerin te zijn in één intensieve dag. Een voldaan gevoel aan het einde van de dag is een ding wat zeker is. Zo kun je met nieuwe energie weer aan de slag.

Overnachten in het stro

De inboeringscursus is een ideale afsluiting van een vergadering of zakelijke bijeenkomst. Wellicht ietwat uit de comfortzone voor sommige mensen, maar deze activiteit heeft gegarandeerd een positieve invloed op de teamspirit. De boer of boerin houdt een oogje in het zeil en zal bijsturen wanneer nodig. Maar flink zweten staat standaard op het programma. Heeft het programma zoveel impact op je gemaakt en ben je te moe voor de terugweg, dan kun je zelfs blijven overnachten. Op een wel heel unieke manier, namelijk in het stro-kasteel of in de stro-iglo. Het Boer’ Business arrangement is een tweedaags avontuurlijk en origineel arrangement, inclusief gebruik van de minibar en uitgebreid ontbijt met kakelverse eitjes en andere smakelijke streekproducten.

De indrukwekkende Boer’n Business Inboeringscursus is te boeken bij Hayema Heerd in het pittoreske Oldehove. De vergaderlocatie biedt een passende ruimte voor kleine en grote groepen en je kunt zelf een vergaderarrangement samenstellen. Er is een grote vergaderzaal voor 15 – 75 personen. Naast de grote vergaderzaal is er ook de kleine zaal, dat voorheen een paardenstal was. Deze is geschikt tot maximaal 15 personen. Tijdens het verblijf beschik je over onbeperkt koffie en thee. Ook kan de accommodatie voor een overheerlijke lunch of diner zorgen. Daarnaast kun je gebruik maken van unieke activiteiten, zoals de inboeringscursus, en is overnachten mogelijk.

Vergeet alles wat je weet over vergaderen. Het is hoognodig dat de vergadercultuur in Nederland verandert.  Was het niet eens zo heel lang geleden gebruikelijk om tijdens vergaderingen te roken, compleet in driedelig pak en bijpassend bolhoedje, nu willen we liever zo snel en effectief mogelijk een overleg voeren. Digitale innovaties zoals videoconferenties en livestreaming ondersteunen deze behoefte. Echter is er nu een nieuwe vergadertrend verschenen die niets te maken heeft met digitalisering, namelijk: staand vergaderen.

Voordelen staand werken

Een ovale of rechthoekige tafel met afleidende rollende bureaustoelen, groot scherm en draaiende laptops. Ruimtes die veel te warm worden en onnodig ver buiten de gereserveerde vergadertijd bezet blijven. Een typisch beeld van een gemiddelde vergadering op kantoor. Staand vergaderen of een zogenoemde stand-up, brengt vele voordelen met zich mee. Met name de snelheid waarmee we vergaderen wordt drastisch verhoogd met het aannemen van een verticale houding. Het maken van beslissingen hangt daarmee samen. Herhalingen, toelichtingen en off-topic onderwerpen worden op deze manier getackeld. Het behandelen van de agendapunten gaat in een sneltreinvaart. Ook non-verbale communicatie wordt sterker. Een actieve houding komt met meer handgebaren en andere bewegingen dan wanneer je zit. Die bewegingen leiden weer tot een gezondere en effectieve tijdbesteding. Voor lichaam en geest! Meer zuurstof en een goede doorstroming zorgt voor extra creativiteit en ideeën. En dan de kers op de taart: kostenbesparing. Juist ja, staand vergaderen – en dus minder lang – heeft invloed op de bedrijfskosten. Werknemers zijn minder tijd kwijt aan overleg en besteden daardoor meer tijd aan eigen werkzaamheden.

Inrichting stand-up ruimte

Maar staand vergaderen, heb je dan helemaal geen meubilair meer nodig? Dat is niet helemaal waar. Zo zijn er in hoogte verstelbare tafels die ingezet kunnen worden voor een staande vergadering. Notities maken en notuleren kan dus nog steeds. Ook wanneer je op zoek bent naar een vergaderlocatie buiten kantoor is het raadzaam om te vragen naar de mogelijkheden. Een aanvraag anders dan anders, waarin locaties graag willen meedenken.

Zomaar aanschuiven bij een vergadering gebeurt niet vaak. Van tevoren weet je wat er van jou verwacht wordt en heb je een specifieke rol toegewezen gekregen. Er is altijd iemand die de vergadering leidt, namelijk de voorzitter. Daarnaast heb je als notulist de belangrijke rol om de vergadering zo secuur mogelijk vast te leggen. Deelnemers zijn actief en ontvangen waardering bij het stellen van relevante vragen en het aandragen van actuele onderwerpen.

Begin met een goede voorbereiding

Jouw tijd is kostbaar. Weet met wie je de vergadering hebt, welke onderwerpen er worden behandeld en of je eventuele vragen hebt hierover. Voorbereiding is het halve werk. Het klink misschien cliché, maar een goede voorbereiding draagt significant bij aan een effectieve vergadering die leidt tot de gewenste resultaten. Onderstaande rollen zijn flexibel, zo kan een deelnemer de volgende keer de rol van voorzitter hebben en ook de notulisten rol wordt regelmatig gerouleerd onder de aanwezigen. Pak je rol en ben van meerwaarde tijdens de vergadering.

De voorzitter

Grofweg zijn er dus drie rollen. Laten we beginnen met de voorzitter, de leider van de vergadering. Hij of zij stelt de agenda op en heeft een duidelijk doel voor de vergadering. De voorbereidingen vooraf en de taken zoals tijdbewaking en het aflopen van de agendapunten tijdens de vergadering neemt deze persoon uiterst serieus. De deelnemers worden geïnspireerd en volgen de bewegingen van de voorzitter. Hij of zij bepaalt het starten en eindigen van een bepaald onderwerp.

De notulist

Een echte underdog is de notulist van de vergadering. Deze persoon leest zich vooraf goed in en houdt bij wie er wel of niet aanwezig is bij de vergadering. Tijdens het behandelen van de agendapunten wordt er zorgvuldig genotuleerd: welke afspraken worden er gemaakt, welke feedback wordt er gedeeld en wat zijn de actiepunten voor eenieder. Bij onduidelijkheid zal de notulist moeten doorvragen om een zo’n concreet beeld van de vergadering te schetsen.

De deelnemer

Het grotendeel van de aanwezigen is deelnemer tijdens de vergadering. Ook zij bereiden zich goed voor op de meeting. Eventuele notities kunnen vooraf al gemaakt worden. Tijdens de vergadering heb je een actieve houding en toon je interesse in de te bespreken onderwerpen. De rondvraag is het moment om eventuele vragen te stellen of opmerkingen te delen. Pak die kans en laat jezelf zien. Een actieve houding draagt bij aan een professionele uitstraling.